Kelly Kohlen, business assurance manager bij KTBA, legt uit: “Grote organisaties zijn vanaf 2024 verplicht in het kader van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) jaarlijks een duurzaamheidsrapportage op te stellen. Kleinere organisaties hoeven nu nog niet te rapporteren, maar komen met de CSRD in aanraking door vragen van grotere klanten of hebben zelf de intrinsieke motivatie.”
“Stel vooral je eigen plan op”
Jori Broens, manager consultancy bij KTBA, ziet dat voor de kleinere voedingsmiddelenbedrijven in het MKB, de vragen van klanten als een stortvloed over hen heen kunnen komen. “Ons belangrijkste advies is: Wacht niet langer af wat komen gaat, maar start nu met het opstellen van je eigen plan. Oftewel, laat je niet leiden door alle mogelijke eisen van anderen en ga niet alle losse vragen beantwoorden, maar ga uit van je eigen sterktes. Kijk waar je staat en waar jij kunt bijdragen aan duurzaam ondernemen. De kunst is om dit in een structuur als een managementsysteem te gieten, want op die manier kun je veel eenvoudiger elk jaar je doelen weer rapporteren. Jaarlijks alle verschillende vragen op alle gebieden van de diverse afnemers beantwoorden kost veel te veel tijd.”
Jaarlijks alle verschillende vragen op alle gebieden van de diverse afnemers beantwoorden kost veel te veel tijd”
Broens: “Enerzijds helpen wij onze klanten door uit te leggen wat er aan gaat komen op het duurzaamheidsgebied, want het lezen van alle punten van de CSRD-richtlijn kan overweldigend zijn. De CSRD-richtlijn heeft echter dezelfde analogie als de verschillende kwaliteitsstandaarden en net als in die standaarden is het belangrijk om vanuit een eigen visie te starten.”
Uitgaan van eigen impact
Kohlen vervolgt: “Daarom begeleiden onze strategische consultants ze met het analyseren van hun eigen organisatie en doen we bijvoorbeeld een stakeholders- en een materialiteitsanalyse. We kijken samen naar de stappen die vervolgens gezet kunnen worden op weg naar een eigen plan. We helpen ze de richting te bepalen en de wetgeving praktisch toepasbaar te maken voor hun eigen onderneming. Belangrijk is te analyseren wat binnen de thema’s milieu, social en governance voor je eigen onderneming nú belangrijk is, waar jíj impact kunt maken. Als je dat in een gedegen en gestructureerd plan zet, kun je dat aan je klanten laten zien en tijdens mogelijke audits.”
“De adviseurs van ons zusterbedrijf Blonk zijn gespecialiseerd in het milieugedeelte van het grote duurzaamheidsvraagstuk”, vult Broens aan. “Blonk is een expert in LCA/footprinting op product- en organisatieniveau in de agri-foodketen door middel van consultancy, software en data. We werken samen om klanten te kunnen helpen bij vraagstukken over footprinting op organisatieniveau zoals scope 1, 2 en 3. We zien dat veel bedrijven deze vragen krijgen vanuit hun klanten.”
Intern organisatievraagstuk: wie pakt dit op?
De traditionele QA-manager is toch vaak de spin in het web als het gaat om de duurzaamheidsvraagstukken die op bedrijven afkomen. Een QA-manager is van oudsher opgeleid om te werken met kwaliteitssystemen en weet hoe data aan te leveren en met audits om te gaan. Met de huidige duurzaamheidsthematiek lijkt de QA-manager meer de kant van de Business Assurance (BA)-manager op te gaan. In de praktijk zie je de afgelopen jaren ook dat de strategisch advies- en duurzaamheidsvragen steeds vaker bij de QA-manager terechtkomen.
Duurzaamheid moet in de hele organisatie gedragen worden en begint dus met die eigen visie van de organisatie”
“En dit is ook prima,” geeft Broens aan. “Kwaliteitstandaarden en -normen zijn namelijk wat systematiek betreft verwant aan de duurzaamheidswetgeving. Want ook vanuit de CSRD is er een visie en een plan nodig dat gekoppeld is aan een managementsysteem, aan doelen, en bijvoorbeeld een plan-do-check-act-cyclus. Maar wat wel belangrijk is, is dat een BA-manager dit niet alleen kan. Hij moet echt dicht tegen het management van de organisatie aanzitten. Duurzaamheid moet in de hele organisatie gedragen worden en begint dus met die eigen visie van de organisatie.”
Duurzaamheidsteams
Kohlen: “Wij zien voor de toekomst dat de BA-gedachte voor de QA-manager steeds belangrijker wordt en dat er net als voor HACCP in de jaren negentig, ook voor duurzaamheid de zogenaamde sustainability teams opgetuigd gaan worden. En dat kan niet anders, want voor het sociale gedeelte als equal pay heb je de HR-afdeling nodig, voor bijvoorbeeld zonnepanelen en waterreductie de technische dienst en voor verpakkingsreductie en ethisch verantwoord geproduceerde grondstoffen de inkoopafdeling.”
Broens vult aan: “Daarbij is het belangrijk die directe link met de directie te houden en er samen voor te zorgen dat ook het hogere management BA hoog op de agenda heeft staan.”
Start vandaag
Kohlen vat tot slot samen: “Trek dus de regie als organisatie naar je toe. Kijk waar jouw organisatie impact kan hebben en start daar vandaag nog mee. We zien namelijk dat er door het eisenpakket van de grote ondernemingen nu al harde keuzes gemaakt worden en dat er kleinere organisaties buiten de boot vallen. En kom je er niet uit, schakel dan experts in die de markt kennen, die overal zien wat er gevraagd wordt en die je helpen de wetgeving te begrijpen en praktisch te vertalen naar jouw bedrijf of organisatie.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met KTBA.Meer van KTBA op VMT vind je hier.
