Het loont om eens wat langer na te denken over je audit planning. Regelmatig wordt tijdens trainingen over interne auditvaardigheden de vraag gesteld: 'wat is nu de beste manier van auditen?’ Een eenduidig antwoord hierop is niet te geven omdat het afhangt van een aantal aspecten. Hoe is het proces opgebouwd? Wat waren de resultaten van de vorige audits? Hoe competent en ervaren zijn de auditoren? Dit zijn allemaal aspecten die bepalen wat voor het specifieke bedrijf het beste is.

Interne audits zijn een vast onderdeel van de meeste certificeringsschema’s. Het uitvoeren van interne audits wordt vaak gezien als tijdrovend en een ‘moetje’. Het is lastig om gemotiveerde en competente interne auditoren te vinden in de organisatie. Terwijl een goed uitgevoerde audit een positieve activiteit is. Het helpt de organisatie om kansen ter verbetering in kaart te brengen, of om gevaren te onderkennen en te voorkomen. Het gunt medewerkers een blik achter de schermen op andere afdelingen en vergroot het kwaliteitsbewustzijn in je hele organisatie.

Welke eisen worden er gesteld aan de interne audit?

Er zijn bepaalde eisen gesteld ten aanzien van de interne audit die ingewilligd moeten worden. ISO 22000 geeft de meest uitgebreide uitleg over waar een interne audit aan moet voldoen (vrij vertaald uit §9.2).

9.2.1 De organisatie moet met geplande tussenpozen interne audits uitvoeren om informatie te verstrekken over de vraag of het FSMS

a) voldoet aan:

• de eigen eisen van de organisatie voor haar FSMS
• de eisen uit de ISO 22000 norm

b) effectief geïmplementeerd en onderhouden zijn.

Kan dit in één audit?

Wat opvalt in de normen is dat er tweeledig beoordeeld moet worden: namelijk of het food safety management systeem (FSMS) voldoet aan de norm, en of deze effectief geïmplementeerd en onderhouden zijn. Het is eigenlijk niet te doen om dit in één audit te combineren als je geen uitgebreide kennis van de norm hebt. Om de auditoren te helpen worden standaard vragenlijsten vaak jaarlijks herhaald. Of auditoren worstelen met de norm en zien door de bomen het bos niet meer. Het resultaat van de audits laat dan te wensen over.

Het is daarom beter de audits op te splitsen in kwaliteitsaudits en FSMS audits. Bij de kwaliteitsaudit wordt, met behulp van een kruisverwijzingstabel van de norm, bij elke eis een verwijzing gegeven naar het handboekdocument (procedure of werkinstructie) waarin deze norm-eis beschreven staat.

Het interne audit team hoeft tijdens de audit alleen nog de vertaalslag te maken naar de vraag of het FSMS in de praktijk goed geïmplementeerd en onderhouden is. Dit is voor de auditoren behapbaar en maakt het auditen ook meteen een stuk leuker. Zeker wanneer de audits eens op een andere wijze ingestoken worden.

Auditplanning

Om het beste resultaat te krijgen houd je bij het opstellen van een auditplan rekening met de volgende zaken:

• Hoe veel tijd wil je per audit besteden (kun je hele dagen blokken of is een uurtje per keer het maximum)?
• Hoe groot is het intern auditteam?
• Audit je alleen of in tweetallen?
• Hoe ervaren zijn de auditors?
• Hoe groot en complex is het proces?
• Wat waren de resultaten van de voorgaande audit?
• Zijn alle onderdelen van het FSMS ingepland?
• Welke risico’s (HACCP) zitten er in het proces?
• Welke strategische doelstellingen heeft het bedrijf?

Op basis van bovenstaande punten bepaal je welke (audit)vorm je kiest. Er zijn verschillende vormen.

Document(en)audit

Bij een documentaudit wordt er een audit gedaan op een specifiek document, zoals een procedure of werkinstructie. Voordeel hiervan is dat het gemakkelijk is voor beginnende auditoren en het overzichtelijk is dat alle documenten in het FSMS geaudit zijn. Tevens kan je als auditor veel dieper op de inhoud ingaan.

Procesaudit

Bij een procesaudit (ook wel systeem- of organisatieaudit genoemd) onderzoek je een proces, gericht op de totstandkoming van een product. Tijdens deze audit wordt er gekeken naar de maatregelen die de kwaliteit van de uitkomsten moeten waarborgen. Deze audit kun je ook opsplitsen in deelprocessen (of afdelingen). Ook de samenhang tussen de verschillende afdelingen en procedures wordt onderzocht.

Productaudit

Bij een productaudit (ook wel resultaatgerichte audit genoemd) onderzoek je een product, resultaat of uitkomst van een proces. De focus ligt op kwaliteit en effectiviteit van de processtappen zelf. Er wordt niet alleen gekeken of de stappen in de processen worden gevolgd, maar ook hoe het proces beter, sneller of efficiënter kan om de kwaliteit van het resultaat te optimaliseren. Deze vorm wordt bij certificeringsaudits vaak gebruikt (product trail).

Themagerichte audit

Bij een themagerichte audit staat niet het proces centraal, maar een actueel (strategisch) thema. Tijdens een audit komen meerdere processen en onderwerpen aan de orde, die raakvlakken hebben met het thema. Voorbeelden van thema’s zijn cultuur, klantgerichtheid, (voedsel)veiligheid of stimuleren en motiveren van medewerkers.

Waarderende audit

Bij een waarderende audit worden specifiek de positieve punten in een proces benoemd. Je onderzoekt op welke wijze deze behouden kunnen blijven en wat de rol van de medewerker hierin is.  Het resultaat is een positief gesprek waarin het kwaliteitsbewustzijn bij de medewerker gestimuleerd wordt en zijn of haar eigen bijdrage hieraan. Waarderend auditen is te combineren met andere hierboven beschreven auditvormen.

Keuzes onderbouwen

Welke auditvorm je ook kiest, het is belangrijk duidelijk de scope en referentiedocumenten te bepalen om zo te voorkomen dat er delen van het FSMS handboek niet geaudit worden. Daarnaast is het goed om je keuzes te onderbouwen en vast te leggen. De resultaten worden geëvalueerd en voor het volgende jaar gebruikt bij het nieuwe jaarplan.

Door te kiezen voor een auditvorm op maat voor jouw bedrijf zal je veel meer uit je investering halen en zullen de auditoren ook veel meer gemotiveerd zijn. Er is dus geen beste auditvorm, alle zijn goed en wanneer je ze afwisselt weet je zeker dat je zoveel mogelijk rendement hebt.

Dit artikel is geschreven in samenwerking met Précon Food Management