Voedselveiligheidsaudits zijn een blijvertje: hoe haal je er meer waarde uit?

Voedselveiligheidsaudits spelen een essentiële rol bij het controleren van de naleving van veiligheidsnormen en het behouden van het vertrouwen van de consument. Hoewel audits vaak worden gezien als een noodzaak om aan de wettelijke vereisten te voldoen, ligt hun echte waarde in wat bedrijven met de bevindingen doen nadat de audit is voltooid.

Door verder te gaan dan voorbereiding en zich te concentreren op bruikbare follow-ups, kunnen bedrijven aanzienlijke voordelen behalen en toekomstige problemen voorkomen.

Certima heeft meer dan 18 jaar ervaring in het werken met voedingsbedrijven van elke omvang, van kleine lokale producenten tot grote bedrijven en retailers. Deze ervaring heeft het bedrijf een waardevol inzicht gegeven in de gemeenschappelijke uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd en de meest effectieve strategieën om deze te overwinnen.

Auditmoeheid aanpakken

Veel voedingsbedrijven worden regelmatig geconfronteerd met audits, zowel interne, externe als regelgevende. Deze constante cyclus kan leiden tot 'auditmoeheid', waarbij teams audits zien als repetitieve taken in plaats van zinvolle mogelijkheden voor verbetering. Bevindingen van audits kunnen onopgelost blijven als gevolg van onduidelijk eigendom of beperkte middelen, waardoor de algehele impact ervan afneemt.

Om de waarde van audits te maximaliseren, moeten bedrijven hun perspectief veranderen. Audits moeten instrumenten zijn om lacunes op te sporen en veranderingen te stimuleren. Het is belangrijk dat ze niet alleen oefeningen zijn om te voldoen aan nalevingschecklists.

De echte waarde van een audit ligt in de acties die daarna worden ondernomen - en het zijn deze acties die zorgen voor zinvolle vooruitgang”

Auditbevindingen zijn alleen waardevol als er actie wordt ondernomen. Bedrijven die gestructureerde follow-ups implementeren, kunnen zorgen voor blijvende verbeteringen en terugkerende problemen voorkomen. Daarbij zijn er een aantal belangrijke aspecten om te overwegen:

1. Prioriteit bij bevindingen met een hoog risico

De nadruk moet liggen op bevindingen die de grootste risico's met zich meebrengen voor de voedselveiligheid en de bedrijfsvoering. Een kritische bevinding kan bijvoorbeeld een ontoereikende temperatuurregeling zijn in een opslagruimte die een reëel risico voor de voedselveiligheid vormt. Dit moet voorrang hebben op een klein probleem zoals een ontbrekend record. Door de inspanningen te concentreren op het kritieke aspect, worden de middelen toegewezen waar ze er het meest toe doen.

2. Verantwoording

Elke auditbevinding moet een aangewezen eigenaar hebben die verantwoordelijk is voor de afwikkeling. In plaats van simpelweg op te merken dat "handwasprocedures moeten worden verbeterd", specificeer je dat "de productiesupervisor verantwoordelijk is voor het bijscholen van al het personeel over de juiste handwastechnieken tegen [datum]" Duidelijkheid over wie de leiding heeft, leidt waarschijnlijk eerder tot effectieve verbeteringen. Gebrek aan verantwoording leidt tot gezamenlijke onverantwoordelijkheid.

3. Analyse van de hoofdoorzaak

Het oplossen van non-conformiteiten vereist het identificeren van de onderliggende oorzaken ervan, in plaats van het aanpakken van symptomen. Als er bijvoorbeeld herhaaldelijk vreemde voorwerpen in producten worden aangetroffen, is het probleem mogelijk niet opgelost door simpelweg de inspecties op te voeren.

Het gebruik van een tool als de 5 Whys kan aan het licht brengen dat de hoofdoorzaak een defect apparaat is of een ontoereikende opleiding van het personeel op het gebied van detectie van vreemde voorwerpen. Tools zoals de 5 Whys of Fishbone Diagrams kunnen helpen bij het blootleggen van systemische problemen die moeten worden opgelost.

4. Corrigerende maatregelen

Onmiddellijke problemen worden aangepakt door middel van correcties, terwijl corrigerende maatregelen nodig zijn om herhaling te voorkomen. Als een audit bijvoorbeeld een inconsistente allergenenetikettering aan het licht brengt, is de onmiddellijke bevestiging van de etiketten op de betrokken producten slechts een correctie. Het introduceren van een nieuwe stap voor labelverificatie in het productieproces en het geven van opfristraining aan het personeel over de etiketteringsvereisten voor allergenen klinkt als een goede corrigerende maatregel en zal waarschijnlijk de hoofdoorzaak aanpakken en herhaling voorkomen.

5. Technologie om inspanningen te stroomlijnen

Technologie kan worden gebruikt om inspanningen te stroomlijnen. Digitale tools kunnen de voortgang volgen, corrigerende maatregelen volgen en inzicht geven in lopende verbeteringen. Spreadsheets en papieren checklists zijn slechts één manier om taken en deadlines bij te houden. Een goed softwaresysteem kan erg waardevol zijn om bevindingen te centraliseren, taken toe te wijzen, deadlines bij te houden en rapporten te genereren.

Automatisering kan er ook voor zorgen dat er geen problemen over het hoofd worden gezien. De software kan bijvoorbeeld geautomatiseerde herinneringen sturen voor aankomende deadlines of achterstallige taken markeren.

Meer dan een nalevingsvereist

Vladislava Zapryanova, oprichter en MD van Certima: "De echte waarde van een audit ligt in de acties die daarna worden ondernomen - en het zijn deze acties die zorgen voor zinvolle vooruitgang."

Door prioriteit te geven aan acties na audit, bevindingen met een hoog risico aan te pakken en duurzame veranderingen door te voeren, kunnen bedrijven audits omvormen tot een krachtig instrument voor verbetering.

Om deze verbetering te stimuleren, gaan de audits van Certima dieper dan individuele bevindingen en leggen ze systemische problemen en onderliggende oorzaken bloot. Deze alomvattende aanpak stelt bedrijven in staat om de voedselveiligheid te verbeteren, risico's te beperken en uiteindelijk het vertrouwen van klanten en consumenten te versterken.

Dit artikel is gesponsord door Certima.