Bepaal allereerst het startpunt:

• Breng in kaart welke werkzaamheden er zijn op de kwaliteitsafdeling;
• Ga na welke werkzaamheden al gedigitaliseerd zijn;
• Bedenk of je deze mate van digitalisering voldoende vindt of wat je nog zou willen veranderen.

Te behalen doelen

Als het startpunt bekend is, zoek dan als tweede stap uit welke doelen gedurende de digitaliseringsreis bereikt moeten worden. Door dit gericht voor ogen te hebben, is het eenvoudiger om de juiste oplossingen te vinden. Denk hierbij aan:

• Tijd besparen op het uitvoeren van administratieve handelingen op de kwaliteitsafdeling;
• Processen, overzichten en de juiste documentversies moeten altijd real-time inzichtelijk zijn;
• Het draagvlak voor kwaliteitszorg vergroten binnen de organisatie;
• Grip op kwaliteitszorg behouden ondanks groei van de organisatie en toename in aantal locaties;
• Het eenvoudig oplossen van complexe vraagstukken, zoals voedingswaardeberekeningen voor complexe recepturen.

Wijze van digitalisering

De derde stap is het bepalen van de wijze van digitalisering. Dit is mede afhankelijk van het budget dat beschikbaar is. Digitalisering is een investering die vaak al snel weer terugverdiend wordt. Daarbij vragen online softwareoplossingen lang niet altijd een grote investering. Voer bijvoorbeeld een businesscase (haalbaarheidsstudie) uit waarbij je een kosten- en batenanalyse maakt.

Zijn er echt geen budget mogelijkheden? Ga dan zelf aan de slag met het deels digitaliseren van werkzaamheden. Denk hierbij aan het gebruik van formules in Excel. Hoewel hiermee lang niet alle doelen behaald zullen worden, is het alvast een klein begin. Is er wel budget beschikbaar? Inventariseer dan onderstaande zaken om de juiste route voor digitalisering uit te stippelen.

Voor wie is de software?

Denk na over wie de software moet gaan gebruiken. Gaat alleen de kwaliteitsafdeling met de software werken of moet deze binnen het gehele bedrijf toegepast worden? Als de software door een groot aantal medewerkers moet worden toegepast, is het verstandig ook te kijken naar het gebruiksgemak. Onderzoek hierbij bijvoorbeeld het volgende:

• Is de software eenvoudig toepasbaar voor alle medewerkers?
• Welke training is nodig om medewerkers goed met de software te laten werken en is daarvoor tijd beschikbaar?
• Binnen welke termijn is de software te implementeren en hoeveel tijd neemt dit in beslag?
• Hoe snel zijn bestaande gegevens overgezet naar de software en is de migratie ook uit te besteden?
• Is een duidelijke handleiding en een supportdienst beschikbaar om vragen te beantwoorden?

Offline software

Digitale kwaliteitsoplossingen worden aangeboden via offline en online software. Bij offline software, ook wel on-premise genoemd, wordt de software op de computers van het bedrijf geïnstalleerd. De computers moeten aan bepaalde eisen voldoen om de software goed te laten functioneren. Gegevens worden in de meeste gevallen op je eigen computer opgeslagen. Het voordeel van offline software is in de regel dat je de software slechts eenmalig hoeft aan te schaffen om deze te kunnen gebruiken.

Maar er zijn ook diverse nadelen. De eenmalige aanschaf vraagt vaak een flinke investering. Daarnaast moeten binnen de organisatie IT-faciliteiten beschikbaar zijn voor installaties en onderhoud. En wat als meerdere medewerkers met de software gaan werken? Daarnaast is het belangrijk om vooraf goed uit te zoeken of de software regelmatig geüpdatet kan worden en of hier aanvullende kosten voor gerekend worden. Om veilig te kunnen werken moet software altijd tijdig geüpdatet worden.

Online software

Bij online software benader je de applicatie via het internet. Dit wordt ook wel Software as a Service (SaaS) genoemd. De gebruiker hoeft de software niet aan te schaffen, maar sluit bijvoorbeeld een contract af waarbij jaarlijkse en/of maandelijkse licentiekosten worden gerekend. Voor deze software is altijd een internetverbinding benodigd.

Dit kan een nadeel zijn als de internetverbinding binnen de organisatie niet optimaal is. De gegevens worden in de ‘cloud’ opgeslagen en staan dus niet op de eigen computer. Via iedere computer met internetverbinding is de software te benaderen en zijn de gegevens te bekijken. Soms wordt er gebruik gemaakt van een combinatie van online software met offline mogelijkheden, zoals een app die offline kan worden toegepast.

Online werken biedt diverse voordelen. Zo zijn gegevens in geval van het crashen van de computer nooit kwijt. Ook is het eenvoudig om gegevens te delen met andere collega’s binnen de organisatie. Ga vooraf wel altijd na hoe de beveiliging van de software geregeld is.

Veilig digitaal werken

Zowel bij offline als online werken moeten gegevens veilig worden opgeslagen. Dit is van groot belang voor je organisatie, maar wordt ook vereist vanuit GFSI erkende certificeringsstandaarden, zoals BRC. In de BRC standaard versie 8 wordt hierover bijvoorbeeld geschreven:

Als documenten en/of registraties digitaal worden bewaard, moeten deze:

• Veilig worden opgeslagen, zoals met geautoriseerde toegang, controle van wijzigingen of met wachtwoord beveiliging;
• Adequaat worden geback-upt om verlies te voorkomen.

Onderzoek dus altijd of aan de juiste beveiligingseisen voldaan kan worden. Kijk bijvoorbeeld ook naar realisatie van tussentijdse updates, betrouwbaarheid van servers en uptime van de applicatie.

Losse oplossingen of totaalpakket

Wellicht wordt binnen het bedrijf al gewerkt met losse softwareoplossingen. Tegenwoordig bieden softwarebedrijven steeds vaker totaaloplossingen aan die modulair aan te schaffen zijn. Dit biedt het voordeel van losse oplossingen, omdat het niet nodig is om direct een compleet pakket aan te schaffen. Tegelijkertijd zijn er vaak andere bijkomende voordelen, zoals:

• Medewerkers kennen de werkwijze binnen het pakket en hoeven bij aanschaf van een nieuwe oplossing niet ineens alle functies opnieuw te leren kennen;
• Alle gegevens zijn binnen één omgeving beschikbaar, zodat je snel de gewenste informatie en overzichten vindt;
• Bij sommige applicaties komen gegevens vanuit meerdere modules samen, zodat je bijvoorbeeld één totaaloverzicht verkrijgt.

Goed voorbereid de toekomst in

Het kwaliteitslandschap verandert continu en dus moet de routekaart voor digitale kwaliteitszorg tussentijds regelmatig bijgesteld worden. Een goede voorbereiding is het halve werk. Ga daarom goed na welke mogelijkheden je in de toekomst van de digitale oplossingen verwacht. Vragen die hierbij gesteld kunnen worden, zijn:

• Wordt de software automatisch up-to-date gehouden naar aanleiding van wijzigingen in wet- en regelgeving, certificeringsstandaarden en retailstandaarden?
• Wordt er gewerkt aan nieuwe functionaliteiten en oplossingen?
• Is de continuïteit van het softwarebedrijf gewaarborgd?

Aan de slag

Kortom: voldoende zaken om over na te denken als de stap naar digitale kwaliteitszorg gemaakt wordt. Zo komen we bij de vierde stap. Vaak bieden softwarepartijen gratis demo’s aan, waarbij de software eerst getoond wordt en alle benodigde vragen gesteld kunnen worden. Zo is gezamenlijk een routekaart voor digitalisering van kwaliteitszorg samen te stellen.

Offertes worden meestal voorzien van een Service Level Agreement (SLA). Hierin wordt de kwaliteit van de geleverde software beschreven en wordt aangegeven hoe zaken zoals beveiliging, updates, back-ups en dergelijke geregeld zijn. Zo is de routekaart eenvoudig compleet te maken.

Auteur: Marlous van Drunen van Normec Foodcare, kennispartner van VMT