“De IFS Food Standaard harmoniseert de basiseisen met betrekking tot voedsel- en productveiligheid van met name retailers aan hun leveranciers. Bij een IFS-audit wordt altijd onderzocht of de producent voedselveilige producten kan maken die voldoen aan de wettelijke eisen en specificaties van de retailer.” Aan het woord is Stephan Tromp. Hij is directeur van IFS Management GmbH (IFS) en plaatsvervangend directeur van de Duitse brancheorganisatie voor de detailhandel Handelsverband Duitsland (HDE).

Waarom certificeren?

“We hebben bij IFS altijd de filosofie gevolgd om niet alleen de vereisten te beoordelen”, gaat Tromp verder. “We gebruiken de bevindingen van de audit ook om het potentieel voor verbetering te identificeren, waarna het bedrijf een corrigerende actie kan vastleggen. Dit voorkomt niet alleen fouten, maar verbetert ook de processen in het gecertificeerde bedrijf. Dat heeft uiteindelijk een positieve economische impact op het bedrijf."

Zo zien IFS-gecertificeerde bedrijven bijvoorbeeld dat het aantal recalls van producten is afgenomen, de kosten-batenverhouding is verbeterd, kosten door productiefouten zijn gedaald, de concurrentiepositie en klantrelaties zijn verbeterd. IFS heeft in 2009 en 2014 twee studies met wetenschappelijke ondersteuning uitgevoerd die dit effect hebben bevestigd.

Stofkam

“Ontwikkelingen in de markt, met name de nieuwe Codex Alimentarius en ISO 22003-2 norm zorgden ervoor dat we versie 7 van de IFS Food-standaard moesten aanpassen. Door het herzieningsproces hadden we ook gelegenheid op feedback uit de markt te reageren. Daaruit bleek dat de B-score en andere regels van versie 7 voor verbetering vatbaar waren. Door bepaalde regels uit versie 7 was bijvoorbeeld voor certificeringsinstanties en bedrijven een hogere bureaucratische last ontstaan.”

Hanneke Vriend, eigenaar van bureau Via Vriend en auditor voor het Integriteitsprogramma van IFS, haakt hierop in: “Er waren bij een audit bijvoorbeeld veel verplichte velden die ingevuld moesten worden. Daar is de stofkam doorheen gehaald, omdat we bij een audit liever kijken of een bedrijf inhoudelijk de zaken op orde heeft dan of alle verplichte hokjes wel zijn aangevinkt.”

Wat is er veranderd?

Volgens Vriend zijn de belangrijkste veranderingen ten opzichte van versie 7 dat het protocol is geoptimaliseerd, er een nieuwe definitie van de B-score is gekomen en de ster-status, bedoeld om onaangekondigde audits te kenmerken, is geïntroduceerd. Deze updates zorgen ervoor dat alle betrokken partijen efficiënter met de standaard kunnen werken. Vriend: “Versie 8 heeft 5 vereisten minder en de food safety culture is verder verduidelijkt; benoemd wordt wat deze minimaal moet omvatten: communicatie over voedselveiligheid en verantwoordelijkheden, training, feedback van werknemers over voedselveiligheidskwesties en prestatiemeting. Voor reviews, verificatie en bijvoorbeeld het testen van recall en tracering is ‘jaarlijks’ vervangen door ’12 maanden’. En om te benadrukken dat een kwaliteitsmanagementsysteem geen statisch geheel is, worden de woorden ‘gedocumenteerd, geïmplementeerd en onderhouden’ gebruikt. Daarom ook is ‘controle’ vervangen door ‘monitoring’."

Altijd in ontwikkeling

Dat kwaliteitsmanagement een proces is dat voortdurend aan verandering onderhevig is, staat bij IFS hoog in het vaandel. “Er zijn altijd verbeterpunten”, zegt Hanneke Vriend. “Hoe goed een bedrijf de zaken ook op orde heeft. Daarom zijn wij, en onze klanten, ook blij dat de B-score veranderd is. In 7 was de omschrijving: ‘een punt van aandacht dat kan leiden tot een toekomstige afwijking’. Nogal vaag en geen uitnodiging tot het ondernemen van actie. In 8 staat de B-score voor ‘bijna volledige naleving’. Dat is gelukkig een stuk duidelijker en legt de focus nog meer op continue verbetering.”

Daarnaast is communicatie, zowel extern als intern essentieel, vult Tromp aan: “Als die in orde is, kan een bedrijf eraan werken om voedselveiligheid de verantwoordelijkheid van iedereen binnen het bedrijf te maken. Natuurlijk die van de mensen op de werkvloer, maar zeker ook van het management. Ook dat is beter omschreven in versie 8. Want zonder de steun en facilitatie van de directie kan de QA-manager niet uit de voeten.”

Voorbereiden

Communicatie met personeel en management is volgens Vriend ook van het grootste belang bij de voorbereiding op de audits volgens de nieuwe IFS Food versie, die per 1 januari 2024 verplicht zijn. “Een goede voorbereiding begint natuurlijk met weten wat de wijzigingen zijn. Door een duidelijke link met continue verbetering te leggen, zijn de veranderingen in versie 8 ook goed uit te leggen. Natuurlijk zullen alle bedrijven ook hun medewerkers mee moeten nemen in die veranderingen, onder meer door middel van training. Daarnaast (en misschien wel als eerste) moet het management geïnformeerd worden. Belangrijk is dat zij zich bewust zijn en blijven van de wijzigingen in de norm, maar ook van verantwoordelijkheden die zij hebben. Verder kan ik aanbevelen naar de IFS-website te gaan. Hier vinden bedrijven informatie over training, implementatie, de audit zelf en de ondersteunende tools die IFS aanbiedt. Handig is bijvoorbeeld de vergelijking tussen versie 7 en 8 die IFS ter beschikking stelt.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met IFS.Meer over IFS op VMT vind je hier.