Een nieuw urenregistratiesysteem: wat kost dat?

Een nieuw urenregistratiesysteem: wat kost dat?

Op deze vraag krijg je niet zomaar een hapklaar antwoord. Er zijn nogal wat factoren die een rol spelen in de prijsbepaling van een nieuw urenregistratiesysteem. Daarnaast zijn er verschillende betaalconstructies mogelijk rondom dergelijke software. Dit artikel geeft jou hierin meer inzicht, maar behandelt ook de belangrijkste vragen die je kunt stellen aan leveranciers.

Je wil een totaalbeeld van de prijs die potentiële leveranciers van urenregistratiesystemen bieden voordat je de keuze voor een bepaald systeem maakt. Maar duik niet direct in de prijsstelling. Een aantal onmisbare stappen gaat hieraan vooraf.

Geen simpele vergelijking

Oké, nu eerst enkele belangrijke prijsfactoren. Ook in dit stadium al best handig om te weten. Zo voorkom je immers dat je straks iets over het hoofd ziet. Helaas zie je producten als deze niet op een prijsvergelijkingssite. Dat heeft natuurlijk deels te maken met het stukje maatwerk dat wellicht nodig is. Ook bieden leveranciers vaak verschillende betaalcondities. Dat maakt het lastiger om leveranciers simpelweg tegenover elkaar te zetten en direct de verschillen te doorzien.

Betaalcondities en aanvullende kosten

Het kan zijn dat een leverancier van een urenregistratiesysteem met een licentie werkt. Zo’n licentie is vergelijkbaar met het Office-pakket waarvan jouw organisatie wellicht gebruikmaakt. Voor het urenregistratiesysteem betaalt jouw organisatie dan een maandelijks bedrag.

‘Zo’n urenregistratiesysteem, hebben we daar nog budget voor?’

Een tegenhanger daarvan is vergelijkbaar met beltegoed, waarbij je in dit geval betaalt per tik: elke keer dat een gebruiker klokt. Toch is deze tweedeling te eenvoudig. Er zijn aanverwante kostenposten om rekening mee te houden. Vraag dus heel concreet door:

  • Krijg ik te maken met consultancy-kosten?
  • Moet ik betalen voor de implementatie van het systeem?
  • Zitten eventuele in- en uitklokpunten en pasjes of tags om mee te klokken, bij de prijs in?
  • Betaal ik extra voor hulp op afstand?
  • Wat zijn de extra kosten voor het maatwerk dat moet worden verricht?
  • Hoe zit het met updates van het systeem? Betaal ik daar afzonderlijk voor?

Kortom, zorg dat je het totaalplaatje compleet krijgt. Heb je dat plaatje voor verschillende leveranciers op een rijtje, dán ga je appels met appels vergelijken. En jij weet als geen ander: daar houden jouw collega’s van finance van.

Vragen stellen binnen de eigen organisatie

“Wat kost dat?” is een logische eerste vraag. Toch is dat iets te kort door de bocht als het gaat om een urenregistratiesysteem. Dit is namelijk pas stap 5 uit het handboek ‘In 5 stappen naar 1 antwoord op: welk urenregistratiesysteem past bij mijn organisatie?’

Dat betekent dus dat ‘de prijs’ pas volgt ná een viertal belangrijke stappen. Aan de hand van stap 1 tot en met 4 stel je de juiste vragen binnen jouw organisatie. Met de antwoorden op die vragen verschuif je de vraagstelling. Dus niet: ‘Wat kost dat?’ Maar wel: ‘Wat moet een nieuw urenregistratiesysteem ons opleveren?’

En niet alleen voor HR, maar ook voor de gebruikers op de werkvloer, de directie, de salarisadministratie, IT, finance, etc. Zo wordt een urenregistratiesysteem geen kostenpost, maar een rendabele investering die het bedrijf concrete, economische voordelen oplevert.

Focus op zaken die er écht toe doen

Het handboek is daarmee een gids die jou op weg helpt naar een goed gefundeerde en weloverwogen keuze voor een urenregistratiesysteem. Een systeem dat jouw HR-afdeling meer Data Driven maakt en hernieuwde focus geeft op HR-zaken die er écht toe doen.

Dit artikel is gesponsord door Nedap

Beemster kaas van CONO Kaasmakers.

Duurzame kaasproductie als onderdeel van een klimaatneutrale kaasketen

In de zuivelsector streeft CONO Kaasmakers, een kleine coöperatie van melkveehouders uit de regio Noord-Holland, naar een goede harmonie tussen koeien, boeren en kaasmakers. Deze samenwerking is niet alleen een kernwaarde, het is ook de sleutel tot het bereiken van meer dan wat individuele partijen afzonderlijk kunnen bewerkstelligen. Door de coöperatie, die als sinds 1901 bestaat, wordt niet alleen geïnvesteerd in het maken van de lekkerste kaas en een sterk merk, maar ook in een positieve toekomst voor komende generaties in de zuivelbranche.

"In 2025 wordt AI concreter toegepast"

"In 2025 wordt AI concreter toegepast"

Ieder jaar brengt Aptean een F&B/IT Trendrapport uit voor de voedings- en drankensector. In 2025 is er sprake van nieuwe trends, maar ook een verdieping van die van 2024, zo zegt Arjen Verburg van Aptean. "Artificial Intelligence zal nog groter worden en concretere toepassingen vinden."

Nienke Faber, operationeel manager bij Normec Label & Specification: “Nieuwe regelgeving zorgt 
voor meer transparantie.”

Communicatie over je product is een vak apart

Voor retailers en producenten is het belangrijk en wenselijk om unieke producteigenschappen zoveel mogelijk te benadrukken, bijvoorbeeld via een etiket. Consumenten hechten echter ook waarde aan transparante etiketten, met kloppende informatie. Die twee hoeven elkaar niet te bijten, maar het is soms wel een dun koord om op te dansen. Normec Foodcare helpt daarbij. Volgens Nienke Faber zijn er verschillende trends die producenten en retailers niet alleen nu al in de huidige markt, maar ook in 2025 in overweging moeten nemen.

“Met onze technologie kunnen we producenten helpen om de prijsstijging deels op te vangen, zonder dat zij inboeten op de kwaliteit."

Natuurlijke oplossingen voor cacaoreductie zonder smaakconcessies

Het wereldwijde tekort aan cacao en de stijgende prijzen dwingen producenten om op zoek te gaan naar nieuwe oplossingen. Yama Products, vooral bekend van hun actieve bijdrage aan de hartige levensmiddelenindustrie, zet nu stappen in de zoete sector met baanbrekende receptuuraanpassingen voor onder andere cacaoreductie.

“De belangrijkste eigenschappen zijn bescherming tegen micro-organismen, eenvoudige reiniging en gebruiksgemak bij het vullen."

Betrouwbare desinfectie begint met de Flexxomat

Desinfectie is van cruciaal belang voor bedrijven in de voedingsindustrie. Het voorkomen van bacteriële besmetting in het productieproces, en zeker in het eindproduct, is essentieel. Een besmetting kan leiden tot ernstige gevolgen, zoals productiestilstand of zelfs gezondheidsrisico's voor consumenten. "Met de Flexxomat van Flexxolutions is desinfecteren gemakkelijk en doeltreffend", vertelt Arjan Hoekman van Rouveen Kaasspecialiteiten.

Linda van Hooft en Kevin Frencken van Sonac: “Nieuwe technieken maken nevenstromen nog waardevoller én duurzamer.”

Dierlijke bijproducten maken sector duurzamer

Zo'n 60 procent van een geslacht rund, een varken of een kip wordt als vlees aangemerkt. Uit oogpunt van duurzaamheid en circulariteit is het cruciaal dat de overige 40 procent zo hoogwaardig mogelijk wordt verwerkt, bij voorkeur in voedingsmiddelen. Zo dragen producenten van dierlijke eiwitten en vetten bij aan de verduurzaming van de voedingssector.

MALDI-TOF MS: Een innovatieve standaard in microbiële bevestiging en identificatie

MALDI-TOF MS: Een innovatieve standaard in microbiële bevestiging en...

In een industrie waar voedselveiligheid en productkwaliteit essentieel zijn, biedt Lavetan, lid van de GBA Group website, een geavanceerde oplossing: MALDI-TOF MS (Matrix-Assisted Laser Desorption/Ionization Time-of-Flight Mass Spectrometry). Deze techniek vervangt klassieke bevestigingstests voor bacteriële pathogenen en stelt bedrijven in staat om snelle, betrouwbare identificatie van micro-organismen uit te voeren, wat hen helpt om de strenge normen van voedselveiligheid te handhaven.

Betrouwbare detectie met DNA-gebaseerde Salmonella typering

Betrouwbare detectie met DNA-gebaseerde Salmonella typering

In de voedingsindustrie is snelle identificatie van Salmonella cruciaal om uitbraken te voorkomen en voedselveiligheid te garanderen. Dankzij een innovatieve DNA-gebaseerde methode is het nu mogelijk om Salmonella serotypes snel en nauwkeurig te typeren, waardoor traditionele, trage processen vervangen worden door snellere en betrouwbaardere oplossingen.

Mijn artikeloverzicht kan alleen gebruikt worden als je bent ingelogd.